Tipps für ein sicheres Arbeiten im Homeoffice in Zeiten von Covid-19.
Angesichts des Coronavirus drängt die österreichische Bundesregierung heimische Unternehmen, ihren Mitarbeitern weitestmöglich die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Iphos IT Solutions hat im Folgenden sicherheitsrelevante Informationen zusammengestellt. Schließlich will sich jetzt niemand (auch noch) einen Computervirus einhandeln.
Unser Alltag hat sich komplett geändert. Viele von uns arbeiten jetzt von zu Hause aus. Der „Betrieb im Homeoffice“ muss freilich abgesichert werden: ein Computervirus könnte nicht nur die eigene, sondern auch die Unternehmens-IT lahmlegen.
Was muss man also beachten, um sich keinen Computervirus einzufangen?
Ist meine Software auf dem neuesten Stand?
Dringend sollte ich mir die Frage stellen: Ist meine Antiviren-Software und ist mein Firewall auf dem aktuellen Stand?
Alle notwendigen Verbindungen sollten über eine zentrale Steuerung optimal konfiguriert werden.
Ein anderer Punkt, der natürlich nicht außer Acht gelassen werden darf, ist der Datenschutz. Werden Personendaten auch auf dem privaten Heim-PC verarbeitet und gespeichert, kann das enorme Probleme mit sich bringen.
Sichere Verbindung zum Firmennetzwerk über VPN herstellen
Auch bei der Arbeit im Homeoffice müssen Mitarbeiter auf diverse Dokumente, Datenbanken und idealerweise auf ihren Rechner im Büro zugreifen können.
Die Verbindung zum Firmennetzwerk sollte daher ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung hergestellt werden. VPNs (Virtual Private Networks) sorgen dafür, dass die Verbindung zu den File-Servern und Arbeitsplatzrechnern verschlüsselt und sensible Daten damit sicher bleiben. Zusätzlich sollten Unternehmen auf 2-Faktor-Authentifizierung setzen, um auch das Login besser abzusichern.
Wichtig ist in jedem Fall, die sichere Verbindung zwischen Unternehmen und Homeoffice rechtzeitig zu testen, um Probleme bei einer schnell notwendigen Umstellung zu vermeiden.
Optimaler Datenzugriff mit Terminal Server und Web Apps
Ist die VPN-Verbindung hergestellt, stellt sich die Frage, wie die Mitarbeiter auf die Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zugreifen können. Eine Möglichkeit stellt die Verwendung eines sogenannten Terminal-Servers dar. Von diesem können alle Programme zentral ausgeführt werden, nur die Bildschirminhalte werden übertragen.
Die zentrale Steuerung ist dabei ein großer Vorteil – jeder Mitarbeiter arbeitet mit der gleichen Software, Inkompatibilitäten werden ausgeschlossen.
Alternativ dazu können die notwendigen Daten von den Mitarbeitern aus dem Netzwerk auf ihren lokalen Rechner geladen und dort bearbeitet werden.
In Verbindung bleiben – optimale Kollaboration und Kommunikation
Der Austausch mit Kollegen und Kunden muss auch vom Homeoffice aus gegeben sein. Ein Tool mit dem man sich nicht nur schnell mit Kollegen austauschen, Aufgaben zuteilen, sondern auch Remote Meetings durchführen kann, ist Microsoft Teams.
Teams ist regulär in der kostenpflichtigen Office 365 Business Premium Suite enthalten. Aufgrund der derzeitigen Corona Pandemie stellt Microsoft Teams kostenlos zur Verfügung.
shareIT ist eine weitere Kollaborationsplattform, mit welcher der Austausch von Dokumenten, Aufgaben, Terminen, Informationen, usw. abgewickelt werden kann. Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist über eine Web-App möglich.
Die Suche nach Dokumenten erleichtern
Die Arbeit über so viele unterschiedliche Quellen, vom Terminalserver, über den Download vom Fileserver und die lokale Nutzung hin zu Kollaborationsplattformen und Web-Apps macht die Suche nach benötigten Daten oft nicht einfach.
Dazu kommt, dass gerade in ungewohnten Arbeitssituationen wie aus dem Wohnzimmer, abseits von der Unterstützung der Kollegen, unter Umständen mit Ablenkungen durch Kinderbetreuungspflichten konfrontiert, die Suche nach dringend benötigten Daten stressig und kompliziert sein kann.
Eine unternehmensinterne Suchmaschine erleichtert das Auffinden von Dateien, die für die Arbeit wichtig sind. Über ein zentrales Webinterface können alle firmeninternen Quellen – egal ob es sich um E-Mails, Kontakte, Projektdaten oder Dokumente handelt – schnell per Suchbegriff durchsucht und aufbereitet dargestellt werden. Die Verfügbarkeit sowohl am PC als auch auf mobilen Geräten macht die Arbeit in stressreichen Zeiten zusätzlich einfacher.
Bleibt noch zu sagen: Bleiben Sie gesund – und schützen Sie auch Ihre IT!
