E-Mails, Dokumente, Fotos, Datenbanken, Websites – täglich wird der Berg an Daten größer. Für Unternehmen bedeutet dies Mehrkosten für Storage – den Speicherplatz für die wachsende Datenflut. Zusätzlich fallen Mehrkosten für Verwaltung und Suchaufwand an.
Auch Umwelt und Klima sind durch das erhöhte Datenaufkommen stärker belastet. Die durch die IT verursachten Treibhausgas-Emissionen steigen jährlich um 8 % und machen laut einer Studie der Kima-Denkfabrik Shift Project bereits 3 bis 4 % am gesamten CO2-Ausstoß aus.
Ein guter Grund, einmal über digitales Entrümpeln nachzudenken. Die nachstehenden Tipps zeigen, wie Organisationen und Privatpersonen digital entrümpeln und so teuren Speicher freischaufeln können.
Nicht verwendete Software entfernen
Veraltete und nicht mehr benötigte Softwarelösungen benötigen nicht nur Platz auf Servern und Client-Rechnern, sie stellen oft auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.
Für Hacker bieten diese ungenutzten Programme oft ein Einfallstor, mit dem sie sich Zugang zu weiteren Bereichen der IT-Infrastruktur eines Unternehmens verschaffen können.
Mit dem Windows-Tool „Programme hinzufügen oder entfernen“ sieht man schnell, wie viel Speicherplatz die einzelnen installierten Programme verwenden und so kann man nicht mehr benötigte Software schnell und einfach entfernen.
E-Mail-Postfächer entrümpeln
Zweifellos kann nicht jede gelesene E-Mail einfach gelöscht werden, schließlich unterliegt auch elektronische Korrespondenz gewissen Aufbewahrungspflichten. Aber Hand aufs Herz – wie viele der unzähligen Newsletter, die da täglich in die Postfächer flattern, werden auch tatsächlich gelesen und nicht nur für ein stets weiter in die Zukunft verschobenes „Das-lese-ich-später“ aufgehoben?
Um die Spreu vom Weizen zu trennen und viel zu großen Postfächern den Kampf anzusagen, kann eine Enterprise-Search-Lösung hilfreich sein.
Enterprise-Search-Lösungen erlauben das intelligente Suchen und Filtern von Datensätzen (E-Mails, Dateien, Datenbankeinträge etc.) anhand ihrer Inhalte in allen Speicherquellen im Unternehmen. Mit einer solchen Software lassen sich auch E-Mails nach unterschiedlichsten Kriterien finden und filtern. Abonnements lassen sich so schnell finden und abbestellen, Mails können einfach entrümpelt werden.
Anhänge vermeiden – Speicherplatz & CO2 sparen
Prospekte, Reports, Angebote, Verträge, Fotos – viele Dokumente fristen ihr Dasein nicht nur auf Fileservern und PCs, sondern blähen die Mailboxen der Sender und Empfänger auf.
„Ein und dasselbe Dokument findet sich oft in vielfacher Ausführung, manchmal mit unterschiedlichen Dateinamen aber gleichem Inhalt, auf Unternehmens-Servern. Viele dieser Dubletten wurden als Attachments verschickt“, so Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions.
Sicherer und ressourcenschonender ist es, immer wieder benötigte Dokumente wie Produktfotos und -prospekte, gar nicht erst als Anhang zu verschicken, sondern über einen Link zu einem Filesharing Cloudspeicher abrufbar zu machen. Die Dokumente sind dann in einfacher Version für den Empfänger einseh- bzw. downloadbar. Bei vertraulichen Dokumenten kann man zusätzlich mit passwortgeschütztem Zugriff arbeiten.
Doppelte Dateien finden und bereinigen
Ein oft beklagtes Problem in Organisationen sind die multiplen Versionen ein und derselben Datei, die oft unter anderem Namen auf den unterschiedlichen Datenquellen verstreut sind und sich so erfolgreich ihrer Dezimierung widersetzen.
Mit besserem Überblick die größten Probleme zuerst anpacken
Bekanntermaßen muss man sich eines Problems erstmal bewusst werden, um dagegen angehen zu können. Oft sind sich Organisationen allerdings gar nicht im Klaren darüber, was sich da im Laufe der Zeit in den diversen Datenspeichern angesammelt hat und wieviel Daten-Storage dafür aufgewendet werden muss.
Jeder Tag ist ein guter Tag, um damit zu beginnen, dem Datenchaos durch eine verschlankte Struktur Herr zu werden. Der bevorstehende Jahreswechsel motiviert vielleicht ein kleines bisschen mehr dazu, das digitale Entrümpeln auch tatsächlich anzugehen und das neue Jahr mit aufgeräumten Datenspeichern zu beginnen.
